Manual PRODA CRM
Manual de usuario CRM
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[edit] Sobre el manual
El presente manual sirve como guía de referencia para el uso cotidiano del sistema PRODA CRM. Usuarios administradores o instaladores referirse a los manuales correspondientes a tal fin.
El sistema PRODA CRM contiene ayuda online en cada una de las pantallas, para brindar el soporte necesario para el uso correcto a cada instante. El presente manual tiene como funcionalidad ser el esqueleto que brinde la cohesión entre las ayudas disponibles online en cada ventana, sin buscar la completitud que existe en la mencionada ayuda online.
Para mayor información y ejemplos de uso es posible referirse a las demostraciones disponibles en el sitio de PRODA CRM.
El manual describe el sistema con todos los módulos incluidos, por lo que existe la posibilidad de que el usuario no pueda acceder a opciones descriptas aquí según los privilegios que se le hayan asignado.
[edit] Introducción general
PRODA CRM le permite realizar la administración integral del área comercial de su empresa, incluyendo la gestión de oportunidades y ventas, presupuestos, forecasting y administración de las relaciones con sus clientes.
Todo el trabajo sobre el sistema gira en torno a cinco conceptos clave: empresas, oportunidades, acciones comerciales, presupuestos y documentos.
En empresas encontramos todas las compañías con las que nuestra empresa tiene relación. Esto incluye clientes, prospectos, otras empresas que alguna vez lo fueron, o cualquier otro estado que querramos definir.
Oportunidades son todas las posibilidades de realizar una venta sobre las que trabajamos. Esto puede incluyer procesos en etapa de calificación, propuesta o cierre. Una oportunidad es un proceso que se realiza sobre una y sólo una empresa, y puede estar atado a ninguno, uno o varios contactos dentro de ésta.
Las acciones comerciales son todas las actividades que realizamos para que una oportunidad se convierta en venta. Ejemplos de acciones comerciales son llamadas telefónicas, envíos de correos tradicionales o electrónicos o reuniones en forma personal. Las acciones comerciales se efectúan sobre una y sólo una empresa, sobre una oportunidad, y ninguno, uno o varios contactos dentro de ésta empresa.
En presupuestos guardamos todas las cotizaciones que presentamos (o presentaremos en el futuro) a nuestros clientes o posibles clientes. Los presupuestos se componen de distintos productos que cotizamos según diversas variables (cantidad, precio, descuento, etc). Cuando un presupuesto es aceptado por nuestro cliente (y, en caso de ser necesario, aprobado por nuestra empresa) tenemos una venta concretada.
Finalmente, documentos son aquellos comprobantes que modifican el estado de cuenta de nuestros clientes: facturas, recibos, notas de crédito, notas de débito, etc.
[edit] El escritorio de trabajo
El escritorio de trabajo es la pantalla que encuentra el usuario al ingresar al sistema. La disposición de los elementos depende de la implementación que se realice, pero se destacan 3 layouts principales:
- Layout calendario. El escritorio contiene un menú con todas las opciones del sistema, el calendario con los indicadores para cada día y en la barra derecha se registran todas las alertas sobre oportunidades nuevas, oportunidades desatendidas y acciones pendientes para realizar en los próximos días (o ya vencidas).
- Layout oportunidades. Es similar al layout calendario pero presenta un listado con las oportunidades.
- Layout empresas. El escritorio contiene inicialmente el listado con todas las empresas del sistema.
[edit] General
El sistema PRODA CRM comparte los mismos criterios de trabajo sobre todo sus módulos, por lo que es importante conocerlos. Todos los conceptos clave del sistema (entre los que podemos mencionar Empresas, Contactos, Oportunidades o Presupuestos) comparten el mismo manejo: existe un listado donde se muestran todos (con la posibilidad de filtrar, agregar o eliminar) y un formulario que permite realizar modificaciones.
[edit] Listados
Todos los listados (por ej. Empresas u Oportunidades) se componen se una enumeración de los objetos sobre los que estemos trabajando, un filtro que nos permite restringir el universo que se muestra, botón para agregar un objeto nuevo y botones para realizar acciones (por ej. Eliminar) los objetos existentes.
Sólo se puede abrir una ventana de un tipo de listado (por ej. Empresas) al mismo tiempo. En el rincón superior derecho de cada ventana de listado se encuentra la opción para ayuda con el detalle correspondiente a cada sección.
[edit] Formularios
En los formularios podemos realizar modificaciones sobre un objeto en particular (por ejemplo, una empresa) o crear uno nuevo.
Los formularios están compuestos de campos de distinto tipo. Para pasar de un campo a otro con el teclado se debe usar la tecla de tabulación Tab.
Los datos modificados sólo tendrán efecto si se presiona sobre el botón Aceptar (o Aplicar si existiera). En caso de hacer clic sobre Cancelar se perderán todos los cambios realizados.
Sólo se puede abrir un formulario de cada tipo (ej. Empresa) al mismo tiempo.
En el rincón superior derecho de cada ventana de listado se encuentra la opción para ayuda con el detalle correspondiente a cada sección.
En algunos formularios existe en el rincón inferior izquierdo un campo de tipo check que, en caso de estar tildado, permite que al presionar sobre Aceptar se guarde el formulario sobre el que se estaba trabajando, y luego automáticamente se abre nuevamente para proseguir con la carga de un objeto nuevo.
[edit] Conceptos clave
[edit] Empresas
Bajo el concepto de empresas, tenemos a todas las compañías con las que tenemos relación, ya sean clientes, prospectos, lo hayan sido anteriormente, o cualquier otro estado que definamos.
Para ver el listado de empresas cargadas en el sistema, y trabajar sobre ellas, podemos ir al menú Empresas/Empresas. Allí veremos en forma paginada, la totalidad de empresas existentes. Según cómo se hayan definido los privilegios, el usuario puede ver todas las empresas o sólo las que tiene acceso (empresas propias y empresas de oportunidades propias).
El listado de empresas puede filtrarse según los distintos criterios que se muestran, entre ellos, nombre de empresa (todas las empresas que empiecen como..), cuit, responsable y estado.
Para agregar una empresa nueva al sistema basta con clickear sobre el botón Agregar en la ventana de empresas.
[edit] Oportunidades
Oportunidades representan todas las posibilidades (sean probables o no) de concretar una venta.
Cada oportunidad se realiza sobre una y sólo una de las empresas que existen en nuestro sistema, y pueden estar aplicadas sobre ninguno, uno o varios contactos dentro de esa empresa.
Una oportunidad representa el camino transitado dentro del proceso de venta, las acciones que realizamos para el cierre en forma positiva, los presupuestos presentados y todos los datos recolectados en el proceso.
[edit] Acciones comerciales
Acciones comerciales son todas las actividades que realizan los vendedores para que una oportunidad sea exitosa y pasan a formar parte del historial de cada cliente. Los ejemplos más comunes de acciones comerciales son llamadas telefónicas, envíos de correo electrónicos, correos tradicionales o reuniones en forma personal.
Para ver el listado de acciones realizadas, podemos ir al menú Ciclo Comercial/Acciones. Allí veremos en forma paginada, la totalidad de las acciones realizadas o pendientes. Según cómo se hayan definido los privilegios, el usuario puede ver todas las acciones o sólo las que tiene acceso (acciones propias, acciones de sus empresas y acciones de sus oportunidades).
El listado de acciones puede filtrarse según los distintos criterios que se muestran, entre ellos, nombre de empresa (todas las empresas que empiecen como..), fecha, autor y campaña.
Para agregar una empresa nueva al sistema basta con clickear sobre el botón Agregar en la ventana de acciones comercial.
[edit] Presupuestos y ventas
Bajo el concepto de presupuestos se encuentran las cotizaciones presentadas o por presentar.
Los presupuestos pueden estar en distintos estados, como ser estimado (al iniciar el proceso de venta), presentado (al presentar al cliente), aprobado, rechazado, etc.
Una vez que un presupuesto es aceptado y aprobado (tanto por el cliente como por nuestra empresa) dicho documento representa una venta.
[edit] Facturación y cobranzas
Documentos son aquellos comprobantes que modifican el estado de cuenta de nuestros clientes: facturas, recibos, notas de crédito, notas de débito, etc.
[edit] Ciclo de trabajo
El funcionamiento general del sistema se basa en un proceso que sigue el siguiente ciclo:
- En el sistema hay empresas y contactos, previamente cargados en forma individual o masiva.
- Se generan oportunidades, una para cada empresa, que indican la posibilidad de realizar una venta a dicha empresa.
- Para cada oportunidad se realizan acciones comerciales (llamados, envíos de emails, etc) con el fin que ésta sea exitosa.
- En cierto momento, el grado de avance de la oportunidad permite el envío de un presupuesto para cotizar los productos o servicios que se ofrecen.
- Luego, el cliente decidirá si el presupuesto es aceptado (en caso que es exitosa la oportunidad) o rechazado.
- Finalmente se emite una o varias facturas correspondientes al presupuesto aceptado y se realizan las cobranzas.
Para que el ciclo finalice en forma exitosa PRODA CRM brinda las herramientas necesarias para el vendedor en cada etapa y la posibilidad de accionar en forma masiva.
[edit] Envíos masivos
Los envíos masivos permiten trabajar sobre empresas, contactos, oportunidades y acciones en forma masiva, agilizando la gestión comercial. Para acceder al manejo masivo se debe ingresar en el menú que lleva dicho nombre.
[edit] Asignación de empresas a vendedores
La asignación masiva permite asignar empresas, según la clasificación elegida, a un grupo de vendedores. Al presionar el botón 'Aceptar' se mostrará una previsualización indicando qué empresas se le asignará a cada vendedor, dando la posibilidad de anular la asignación de ser necesario.
[edit] Generación de oportunidades
La generación masiva permite crear oportunidades a todas aquellas empresas que entren en la clasificación, indicando qué propuesta comercial realizar, a qué vendedor asignar y desde qué fecha comenzar a accionar sobre la oportunidad.
[edit] Rechazar oportunidades
El rechazo masivo permite dar por cerradas en forma negativa todas las oportunidades que cumplan el criterio indicado.
[edit] Envío masivo de correo
Envío de correo tradicional a oportunidades y/o sus contactos. El envío se realiza a contactos y si la oportunidad no tiene, a la oportunidad.
[edit] Envío masivo de SMS
Envío de mensajes de texto a contactos. El envío se realiza a contactos y no a empresas.
[edit] Envío masivo de correo electrónico
El envío masivo de correo electrónico permite enviar a empresas que se encuentren en el sistema emails, como newsletters o campañas de marketing. En caso de elegir la opción 'Previsualizar', al presionar el botón 'Aceptar' se mostrará una previsualización indicando qué empresas se les enviará correos, dando la posibilidad de cada envío de ser necesario.
[edit] Segmentación
Ver Reglas de segmentación
[edit] Reportes
En la opción de menú que lleva el nombre Reportes se muestran, agrupados por categorías (ej. Empresas, Contactos, etc) distintos reportes que detallan, cada uno, una métrica dimensionada por distintas dimensiones.
[edit] Configuración
Para acceder a la configuración del reporte se debe hacer clic sobre el vínculo que lleva dicho nombre en la parte superior del reporte.
[edit] Filtros
La opción de filtros permite restringir el universo sobre el que se realizan los cálculos. Al hacer clic sobre filtros se muestran las opciones de campos sobre los que se pueden realizar filtros y, al elegir algunos de ellos, se muestran los posibles valores que puede tomar dicho campo para elegir los deseados.
[edit] Dimensiones
Las dimensiones indican los conceptos por los que se agruparán los resultados al momento de realizar el cálculo. Por ej. si se seleccionan como dimensiones Vendedor y Mes en un reporte de ventas mostrará las ventas para cada vendedor en cada mes.
[edit] Métricas
Las métricas son los valores numéricos que se ven en el reporte, por ejemplo, cantidad de empresas. En un mismo reporte se pueden mezclar varias métricas. Por ejemplo, suponiendo que estamos viendo un reporte cuyas dimensiones son Vendedor y Año podemos incluir las métricas Facturación, Cobranzas y Acciones comerciales realizadas en una misma vista.
Para poder incluir varias métricas en un mismo reporte, cada una de ellas debe soportar las dimensiones sobre las que se está trabajando.
[edit] Decoradores
Los decoradores definen el formato con el que se verán los valores en la grilla: colores, formato de número y descripción del campo.
[edit] Subtotales
Los subtotales permiten realizar cálculos adicionales sobre los valores mostrados en las grillas, como totales o promedios.
Es posible elegir ninguno, uno o varios subtotales para cada dimensión. Para elegir más de un subtotal por dimensión es necesario hacer clic sobre la opción manteniendo apretada la tecla Ctrl.
Luego de elegidas las opciones es necesario hacer clic sobre Refrescar para actualizar la grilla.
[edit] Fórmula
La opción de fórmula permite realizar cálculos entre las distintas métricas que se ven en la grilla. Por ejemplo, si se está trabajando sobre Facturación y Cobranzas podemos definir como fórmula Cobranzas/Facturación que nos muestra el porcentaje de facturación que se cobró.
[edit] Gráficos
[edit] Torta
Esta opción muestra en forma predeterminada un gráfico de torta para cada fila de la grilla. Al elegir la opción de configurar este gráfico pueden definirse, entre otros datos, título, si se muestra una torta para cada fila o para cada columna, disposición 3D y límite inferior de agregación.
[edit] Barra
Esta opción permite visualizar un gráfico en forma de barras, que puede configurarse optando por verlo, entre otras opciones, en forma horizontal o vertical, en series separadas o acumulado.
[edit] Línea
En este caso se muestran líneas para seguir la evolución de los valores. Entre las opciones de configuración se puede determinar si se muestran los valores que representan cada línea y si se muestra una línea separada para cada categoría o se muestra el acumulado discriminado por categoría.
[edit] Termómetro
Este tipo de gráfico toma el último valor que se muestre en la grilla (por lo que lo ideal es preparar una grilla que tenga un sólo valor) y lo muestra en forma de termómetro, dándo la posibilidad de definir el valor mínimo y máximo del termómetro y armar rangos indicativos.
[edit] Medidor
Esta opción muestra para el último valor que aparezca en la grilla un gráfico en forma de velocímetro, dando la posibilidad de definir los valores mínimos y máximos del velocímetro y distintos rangos indicando zonas ideales y críticas.
[edit] Enviar
La opción de enviar permite exportar el reporte.
[edit] Enviar a Mis Reportes
Esta opción permite guardar la configuración actual del reporte bajo un nombre para luego acceder y ver la misma vista sin tener que modificar los valores de configuración. Es importante destacar que se guarda la configuración del reporte y no los valores, por lo que cada vez que se vuelva a visualizar el reporte se calcularán nuevamente los valores.
[edit] Imprimible
Este opción abre el reporte en una nueva ventana para dar la posibilidad de imprimir el reporte.
[edit] Enviar a Excel
Esta opción genera un archivo compatible con Microsoft Excel para poder trabajar la grilla en dicho sistema. Es importante tener en cuenta que los cambios luego realizados al archivo en Excel no se verán reflejados en PRODA CRM.
[edit] Correo electrónico
PRODA CRM integra todas las funciones de los clientes de correo electrónico de escritorio manteniendo la accesibilidad de los webmails, con el valor agregado que aporta la integración total con el sistema.